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Come costificare i servizi di consulenza

Come costificare i servizi di consulenza

Perché è importante registrare le attività svolte per i clienti?

Per chi produce servizi è difficile preventivare il prezzo delle consulenze.
Molto spesso quello che viene presentato ai clienti è un forfait del servizio prestato, il quale però può essere sbagliato, portando fuori budget il professionista o la società che lo emette.

Ad esempio, supponendo che un professionista che realizza siti internet preventiva un prezzo forfait di 1.000 € e il suo costo orario di lavoro è di 50 €/h, si possono distinguere vari casi:

  1. se impiega 20 ore di lavoro per prepararlo, allora si può dire che 50 €/h x 20 h = 1.000 €,
    quindi ha preventivato al cliente il prezzo esatto, minimo, per non andare fuori budget;
  2. se impiega meno di 20 ore di lavoro, ad esempio 15, allora 50 €/h x 15 h = 750 € < 1000 €,
    quindi avrà un guadagno maggiore dei 1000 € preventivati;
  3. se impiega più di 20 ore di lavoro, ad esempio 25, allora 50 €/h x 25 h = 1.250 € > 1000 €,
    quindi va fuori budget, cioè va in perdita;

Il problema è che gran parte dei professionisti che vendono servizi, preventiva un prezzo a forfait, senza però quantificare con precisione il numero di ore necessarie per vendere il servizio preventivato. Così facendo, spesso vanno in perdita.

Per risolvere questo problema occorre:

  • misurare il tempo impiegato per lo svolgimento di ogni attività necessaria a produrre i servizi venduti
  • registrare i tempi su apposite tabelle/registri,
  • sommare i tempi e ricavare così i preventivi,

Tutto questo può essere svolto in maniera molto semplice, tramite la compilazione di una tabella da parte di tutte le persone adibite allo svolgimento delle attività necessarie a realizzare i servizi.
Un esempio di tabella utile a raggiungere questo obiettivo è quella sottostante.

Ogni utente, ovvero ogni collaboratore, compila una riga della tabella, indicando il numero di ore che gli/le è servito per svolgere l’attività alla quale è deputato/a nella preparazione del progetto X per il cliente Y, la data di svolgimento e il proprio nome.

I collaboratori quindi, in tal modo devono tener traccia delle ore effettivamente impiegate nello svolgimento delle loro attività.
Successivamente, appena tutte le attività di un dato progetto sono state concluse, dalla tabella

  • si effettua la somma delle ore impiegate
  • si moltiplica questa per il costo orario
  • il prodotto che ne risulta viene maggiorato, per ottenere il prezzo da presentare al cliente

Con questo sistema si ottiene un conteggio accurato del numero di ore necessarie a realizzare un servizio da offrire ad un cliente, evitando così di preparare un preventivo sottostimato rispetto a quello necessario per non andare fuori budget.